Poradami ztrácí firma milióny. Efektivní porady musí mít jasná pravidla

Porady jsou rutinní záležitostí snad každé firmy. Ve většině z nich se ale nikdo nestará o její správný průběh. Podniky tím mohou ročně ztrácet miliony nebo dokonce miliardy korun. Ředitel Marketingového institutu Tomáš Poucha v novém pořadu Show me the money vysvětloval, jak lze firemní porady zefektivnit. Základem je podle něj dodržování jasných pravidel.

Každý kolektivní pracovník je zná. Porady mohou být zdrojem důležitých sdělení a dobrých nápadů, pro někoho ale i nutným zlem. Ačkoliv jsou firemní meetingy jedním z nejsilnějších nástrojů podniků, ne každý je umí správně vést. „Metodiku porad prakticky nikdo neurčuje. Porada je něco, co je ve firmách nesmírně silné, a přesto to nikdo nemá na starosti. Když to nikdo nemá na starosti, tak nikdo ani neurčuje, jak to má správně fungovat, co to má všechno znamenat a co to má být,“ řekl na rádiu Zet Poucha.

Touto neefektivitou může firma ztrácet mnohem více než jen peníze za každou promarněnou minutu. Příkladem může být i neefektivita pracovníků. „Jednou jsme v rámci diskuzí došli i k tomu, že by bylo celkem vtipné, dát do firem jednoduchou mobilní aplikaci, která by spočítala, kolik porada stojí. Kolik se prokecalo začátkem nebo jaké ztráty jsou tím, že jsou lidé nepřipravení, zapomněli na to nebo s tím nepočítali,“ řekl ředitel Marketingového institutu.

Podle Pouchy nejsou porady nedůležité. Nahrazovat je pouhou emailovou korespondencí podle něj není na místě. „Nechci aby to skončilo u toho, že si všichni mají otevřít jeden soubor, ve kterém vše budou dělat,“ řekl. Na druhou stranu se ale musí provádět správně.

První prostá rada podle Pouchy zní, že porada musí mít jasný cíl. I základní věc, jako je vymezení přesného časového rámce může změnit celý průběh porady. Porada by také měla končit tím, že si zúčastnění řeknou, jaké jsou další kroky. „Efektivita ve firmách, které povinně končily porady s vymezením dalších kroků, se zvedla o 40 procent,“ uvedl Poucha.

V rámci porady je podle něj dále nutné, aby byly rozdělené role. „Někdo poradu vede, někdo ručí za zápis, někdo hlídá čas, někdo usekává.“ S tím souvisí i to, že všichni musí být před poradou dobře připraveni. Nejdůležitější pak podle Pouchy je stanovení a dodržování pravidel. „Pravidla nám zajistí, že správné informace máme dopředu. Ví se, že kdo se nepřipraví, má problém. Ví se, kde se jednotlivé podklady a návaznosti z porady dají najít, jaké jsou další úkoly a jak se budou kontrolovat a pracovat s nimi.“

Originál článku a celý záznam najdete zde: https://www.zet.cz/tema/poradami-ztraci-firma-miliony-efektivni-porady-musi-mit-jasna-pravidla-8254